Moderne Open Source E-Mail & Groupwareplattform von Kopano für den öbv

Erfolgreiche Migration von MS Exchange und Outlook zu Kopano beim österreichischen Bundesverlag Schulbuch GmbH.

Der Österreichische Bundesverlag (öbv) ist heute einer der größten und bekanntesten Bildungsverlage Österreichs. Die 70 MitarbeiterInnen im Innen- und Außendienst stellen hohe Anforderungen an die IT, vor allem an die E-Mail und Groupwarelösung, die überwiegend für E-Mails, Terminkoordination, Aufgabenplanung, Ressourcenbuchung, Webmeetings, Chats und Files verwendet wird.

Bisher verwendeten die MitarbeiterInnen MS Outlook und MS Exchange, jedoch war die Umgebung mittlerweile in die Jahre gekommen und eine Aktualisierung der IT-Infrastruktur stand an. Als moderner Verlag strebt der öbv zudem an, sich mit seinen digitalen Systemen unabhängig aufzustellen. Einfache Kommunikationswerkzeuge für Kurzmeetings der MitarbeiterInnen mit externen Partnern sowie der einfache Datenaustausch waren mit der bestehenden Lösung nicht möglich.

Goesta Smekal, öbv IT-Leiter:

„Als Verlag wissen wir, dass IT-gestützte Systeme unabhängig sein müssen. Deswegen ist uns bei unserer eigenen Infrastruktur wichtig, Module austauschbar zu halten und in möglichst wenige Abhängigkeiten zu geraten.“

Mit über 100 GB an aktiven Maildaten in 200 Mailboxen und gemeinsam genutzten Kalendern war die Kapazitätsgrenze des bisherigen Groupwaresystems erreicht. Um den Server und das Backup zu entlasten pflegten die Anwender lokale pst-Dateien (PST Archive) in ihren Outlooks. Dies war nicht nur eine unbekannte Größe bei der Bestimmung des tatsächlichen Datenvolumens, sondern erschwerte im Alltag der AdministratorInnen auch das Management und die Sicherung der Benutzerdaten.

Robert Siedl CMC, Geschäftsführer Siedl Networks GmbH und Goesta Smekal, Leiter IT öbv GmbH & Co KG

"Eine verlässliche digitale Zukunft bedeutet für mich, dass ich bei jeder einzelnen Komponente die jeweils Beste, am Markt Verfügbare auswählen können muss, ohne nur auf einen Anbieter festgelegt zu sein." sagt Goesta Smekal „Ein Open Source E-Mail- und Kollaborationssystem wie Kopano gibt uns die Freiheit zurück, die Ressourcen so anzupassen wie wir sie am Besten benötigen. Und auch die Anwender konnten sich bei Kopano schnell zurück finden.“

Nach intensiver Beratung durch die Experten von Siedl Networks, die auf die Digitalisierung kritischer Prozesse mit innovativen Open Source Lösungen spezialisiert sind und den Markt sehr gut kennen, fiel die Entscheidung auf Kopano. Kopano ist ein E-Mail- und Groupwaresystem, welches auf der Univention Plattform betrieben werden sollte.

Im Verlag entschied man sich für eine sanfte Migration. Vorerst sollte Microsoft Outlook als Client beibehalten werden, um den Fokus der IT-Administratoren komplett auf den Server lenken zu können. Dazu wurden alle Outlooks mit dem Zarafaclient als MAPI-Provider^(*) ausgestattet.

Durch das Professional Service Team von Siedl Networks erfolgte die Migration der Groupwaredaten in mehreren Schritten und die Produktivschaltung konnte mit einer Downtime von lediglich 2 Stunden vollzogen werden.

Vorbereitend wurde parallel zum Alltagsbetrieb des Verlages eine Synchronisation des Datenbestandes vom Exchange-Server auf den Kopano-Server durchgeführt. Diese Synchronisation dauerte 48 Stunden. Für den eigentlichen Wechsel auf das neue Kopano-System war dann lediglich eine differentielle Synchronisation, der seitdem neu hinzugekommen Daten notwendig.

Die lokalen PST-Archive der AnwenderInnen wurden ebenfalls in das neue Kopano-System importiert. Um das Datenvolumen überschaubar zu halten, setzt der öbv auf den Kopano Archiver. Dieser verschiebt Daten nach definierbaren Zeiten vom Live-Server auf einen Archiv-Server. Dort sind diese für AnwenderInnen noch immer einfach erreichbar. Der Archive-Server benötigt aber deutlich weniger Ressourcen, da hier nur hin und wieder Suchanfragen ausgeführt werden müssen. Zudem wird dieser auf einem langsameren (günstigeren) Storage betrieben.

Nach dem Umstieg auf die Kopano DeskApp als Client fanden die User Ihre gewohnten Funktionen schnell wieder.

Kopano ist mehr als eine Exchange Server/Outlook oder Office 365 Alternative. Funktionalitäten wie E-Mails und gemeinsame Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Filesharing oder VideoMeetings mit einem einfachen Anwenderprogramm, welches für Windows-, MAC- und Linuxdesktops zur Verfügung steht (Kopano DeskApp) sowie die Möglichkeit mit Smartphones oder Tablets auf die Daten zuzugreifen steigert die Produktivität der Mitarbeiter.

E-Mails, Termine, Kontaktverwaltung und die Aufgabenliste kannten Sie ja schon von Ihrem bisherigen System. Zusätzlich standen den AnwenderInnen zwei weitere Funktionen von Kopano zur Verfügung:

WebMeetings ermöglichen schnelle und einfache Online-Meetings in hoher Qualität mit internen und externen Teilnehmern. Dafür benötigt man lediglich einen gängigen aktuellen Webbrowser und/oder die Kopano DeskApp.

Dank Kopano Files können AnwenderInnen schnell und unkompliziert aus der Kopano-Oberfläche heraus auf Ihre Dateien (Bilder, PDF-Files, Office Dokumente, usw…) zugreifen und diese als Attachment oder Link aus NextCloud heraus versenden.

Univention ist eine linuxbasierte Plattform mit integriertem OpenLDAP-Verzeichnisdienst. Serverdienste wie zum Beispiel Kopano werden auf einem oder mehreren Servern als App ausgerollt und Benutzerkonten in der Plattform verwaltet. Die Benutzerkonten können auch für andere Programme/Services zur Anmeldung verwendet werden wie beispielsweise NextCloud, OnlyOffice, VPN-User oder für die Anmeldung der Windows Computer im Netzwerk.

FAZIT

Die grundlegende Anforderung, Stabilität herzustellen, die Performance zu erhöhen und den E-Mail & Groupwareservice den AnwenderInnen bereitzustellen wurde sehr gut erfüllt. Die einfache Bedienung von Kopano Web-Meetings oder Kopano Files erleichtert die interne Kommunikation und lässt so das öbv Team im Verlag weiter zusammenwachsen.

Die Administration über die Konsole des Univention Corporate Servers ist für die Administratoren einfacher als die vorherige Alltagsadministration im Windows Active Directory. Die Möglichkeit noch weitere Apps aus dem Univention Store auf der Plattform in Betrieb zu nehmen eröffnen den IT-Verantwortlichen im Verlag ganz neue Perspektiven.

„Mit den Subskriptionkosten für die Open-Source-Produkte und dem Servicevertrag mit Siedl Networks liegen unsere TCO auf fünf Jahre gerechnet deutlich unterhalb der Kosten eines aktuellen Microsoft-Systems mit ähnlichem Funktionsumfang“, ist Goesta Smekal zufrieden.

„Doch unser neues, offenes System gibt uns viel mehr Auswahlmöglichkeiten bei jeder einzelnen Komponente. Letztendlich ist es das, was wir von der Digitalisierung erwarten:

Die Freiheit, eine Auswahl zu haben.“

Der bereits 1772 von Maria Theresia in Wien gegründete Österreichische Bundesverlag ist heute einer der größten und bekanntesten Bildungsverlage Österreichs. Mit seinem breiten Angebot an Schulbüchern sowie digitalen und gedruckten Lernmaterialien werden alle Bereiche rund um das Thema Unterricht und Lernen abgedeckt.

Website: www.oebv.at

(*) Fußnote: Aufgrund von Änderungen in der Client-Server-Kommunikation wird der Zarafaclient nicht mehr weiterentwickelt. Mit den hiesigen älteren Versionen von Outlook leistete er jedoch gute Dienste.

SUCCESS STORY öbv GmbH (PDF Download)

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