HeliumV Kontakte in Kopano

11.12.2019 - Robert Siedl

Als Anwender wissen wir, dass die Pflege von Kontaktdaten aufwendig ist. Noch dazu wenn die Daten an mehreren Stellen gepflegt werden müssen: am Handy, im E-Mail-Programm, in der Telefonanlage, CRM Software und vielleicht auch noch in der ERP Software?

In der Praxis läuft dass dann meistens so ab, das derjenige, welcher die Information über die geänderten Daten erhält, diese dann nur in "seinem führenden System" ändert (meistens im E-Mail Client) aber in den anderen Systemen die falschen/alten Daten gespeichert bleiben.

Zusätzlich besteht der Bedarf wenn personenbezogene Daten gelöscht werden sollen, dass diese in allen Applikationen gelöscht werden müssen (DSGVO). Daher haben wir für Kopano und HeliumV eine Schnittstelle programmiert, um die Daten immer synchron zu halten. Wir haben uns auf HeliumV als führendes System geeinigt. Hier werden die Daten erfasst und aktuell gehalten. Mehrmals am Tag wird das Programm gestartet und synchronisiert die Kontakte in einen öffentlichen Ordner in Kopano. Dies hat nun den Vorteil, dass nun alle Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten haben und diese nur mehr an einer Stelle gepflegt werden müssen. Nettes kleines Feature mit Mehrwert!

PS: Selbstverständlich kann diese Schnittstelle auch für andere ERP-, Warenwirtschafts- oder CRM-Systemen angepasst werden.