SchoolFox mailt mit Zimbra

22.04.2022

Der beliebte Hersteller der SchoolFox App vereinheitlicht seine e-Mail- und Groupwareservices mit Zimbra von Siedl Networks.

Die Fox Education Services GmbH ist ein stark wachsendes EduTech-Unternehmen und Nummer 1 in der DACH-Region. Fox Education bietet mit SchoolFox und KidsFox eine All-in-One Schul-App, die einen Messenger, LMS und digitalen Assistenten in einem System vereint. Die Schulleitung und LehrerInnen können sicher, effizient und einfach mit Eltern, SchülerInnen und KollegInnen kommunizieren und zusammenarbeiten.

Die Herausforderung ...

So wie viele erfolgreiche und schnell wachsende Startup‘s hatte auch die Fox Education die Herausforderung, die rasch gewachsenen und verteilten IT-Services zu konsolidieren. Mailpostfächer wurden bei unterschiedlichen Cloud-Anbietern gehostet, es gab kein zentrales Identity Management, keine gemeinsame e-Mail-Ablage und keine zentralen Kalender. Die Zusammenarbeit im Team wurde immer komplexer und schwieriger. Speziell für neue Mitarbeiter war eine aufwändige Einschulung notwendig.

Das Ziel ...

Im Zuge des Projektes sollte ein zentrales Identity Management eingeführt werden sowie eine E-Mail- und Groupwarelösung. Ein wichtiges Entscheidungskriterium beim Identity Management war, ein offenes System zu implementieren, sodass neben der Groupwarelösung auch andere IT-Services zukünftig angebunden werden können und ein zentrales Passwortmanagement unterstützt wird. Die Groupware sollte sämtliche Mailservices vereinen und weitere Dienste wie Kalender oder Kontakte enthalten. Desweiteren sollten alle physischen Arbeitsplätze und Besprechungsräume als Ressource reservierbar sein. Ein neu einzuführender Malwareschutz soll die Daten, Server und Clients vor Ransomware und Spam schützen. Zusätzlich musste die neue Lösung die heterogene Client-Landschaft von Microsoft Windows Clients, Apple Mac‘s und Linux Desktop‘s unterstützen.

Die Lösung ...

Die Lösung besteht aus den Cloud Ressourcen bei myDataCenter.at, weil hier maximale Flexibilität und hoher Datenschutz durch das Ö-Cloud Gütesiegel gewährleistet sind sowie der Open Source Team Collaboration Suite von Siedl Networks. Diese umfasst den Univention Corporate Server für das zentrale Identity Management, Zimbra für e-Mail- und Groupwareservices, Ikarus Managed E-Mail Security sowie eine OPNsense Firewall.

Die Umsetzung ...

Die Umsetzung erfolgte im Rechenzentrum der myDataCenter.at. In einer Private Cloud Plattform wurde eine OPNsense Firewall für die Trennung zwischen dem Internet (WAN) und den dahinterliegenden Servern im LAN in Betrieb genommen. Im nächsten Schritt wurde das zentrale Identity Management mit dem Univention Corporate Server (UCS) umgesetzt.

Im UCS wurden die User, E-Mailadressen, Gruppen und Ressourcen angelegt. Zusätzlich wurden die Passwortrichtlinien aktiviert, ein Self Service Portal für die Anwender zum Kennwort ändern und das zentrale UCS-Portal für alle Fox Education IT-Services eingerichtet. Zimbra kam als Groupware zum Einsatz. Die Bestandsdaten (E-Mails, Kontakte und Termine) wurden vom bisherigen Anbieter übernommen und in Zimbra eingespielt.

Zimbra, ein Produkt von Synacor, ist eine E-Mail- und Kollaborationsplattform, die Kontaktlisten, Terminkalender, Aufgaben, Instant-Messaging und File-Sharing sowie Add-ons wie Videokonferenzen, Dokumenterstellung und Dateispeicherung umfasst.

Mittels Zimbra-Connector für Outlook wird Microsoft Outlook über MAPI unterstützt um Postfächer, Kalender, Kontakte und Tasks zu synchronisieren.

Website: https://www.zimbra.com/

Im nächsten Schritt erfolgte die Konfiguration der Zugriffsberechtigungen und die Ressourcenverwaltung. Da die User zum Großteil mit Mozilla Thunderbird arbeiten, wurde auch IMAP, CalDAV, CardDAV und Active Sync am Server aktiviert. Zusätzlich ist eine sehr moderne WebUI oder MS Outlook Client für Zimbra verfügbar. Auch am Smartphone sind alle Daten synchron vorhanden. Für den Schutz der E-Mails vor Malware und Spam wurde Ikarus Managed E-Mail Security in Rechenzentrum aktiviert. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird auf Schadsoftware geprüft und bei Verdacht gekennzeichnet bzw. bei einem Virusfund umgehend gelöscht.

Das kompetente Siedl Networks Professional Services Team führte die Beratung, Migration und Inbetriebnahme durch und ist im Nachgang für die Betriebsführung und den Support zuständig.

Das Fazit ...

„Die Maildaten werden nun am zentralen Zimbra Server verarbeitet und wir können sehr einfach Termine organisieren oder Besprechungsräume/Arbeitsplätze buchen. Die Administration ist jetzt wesentlich einfacher und die Zusammenarbeit im Team funktioniert unkompliziert.“

Martin Millinovsky, Systemadministrator der Fox Education Services GmbH

„Mit Open Source Software konnten sehr anspruchsvolle IT Anforderungen perfekt umgesetzt werden. Der Reifegrad, die Einhaltung der DSGVO und die hohe Datensicherheit werten unsere Lösung zusätzlich auf.“