IHR LABOR: Reibungslose Migration von Webmail zu Zimbra

06.03.2024

IHR LABOR ist ein Gesundheitsunternehmen für Labordiagnostik und Mikrobiologie mit acht Niederlassungen und über 300 MitarbeiterInnen, das in Wien, Österreich, angesiedelt ist. Da im Kerngeschäft des Unternehmens mit sensiblen Patientendaten gearbeitet wird, bestehen hohe Anforderungen an die Sicherheit und den Datenschutz des E-Mail-Systems.

Ausgangslage

Da IHR LABOR von mehreren kleinen Praxen zu einer mittelgroßen Organisation herangewachsen ist, ist ein professionelles E-Mail- und Collaboration-Tool, das über einen einfachen Webmailer hinausgeht, unerlässlich.

Die Organisation verwendete zuvor All-Inkl, einen reinen Web-Mailer. Marlene Weiss, Leiterin der Abteilung IT & Technologie bei IHR LABOR, erklärt, dass das Unternehmen wenig bis gar keinen Zugriff auf den Webserver hatte. Dies veranlasste die Organisation, auf eine lokale E-Mail-Lösung umzusteigen, die es ihr ermöglicht, die Hoheit über ihre Daten zu behalten und ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten.

Die Hauptanforderungen, die das Unternehmen an ein neues System stellte, waren Sicherheit, einfache Verwaltungsmöglichkeiten, ein Backup-System, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2 FA) und eine nützliche Kalenderfunktion.

Lösung

IHR LABOR entschied sich für die Zimbra Collaboration Suite, weil sie die Anforderungen an die notwendigen Features und Funktionen erfüllte und gleichzeitig den Datenschutz- und Sicherheitsbedenken gerecht wurde.

Besonders reizvoll waren die native Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) von Zimbra und die Tatsache, dass es unter Linux und nicht unter Windows läuft. Außerdem wollte das Unternehmen die Open-Source-Gemeinschaft unterstützen und so wenige Dienste wie möglich von Microsoft nutzen.

"Als Gesundheitsunternehmen legen wir großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit in unserer Kommunikation. In der Vergangenheit hatten wir keinen Zugriff auf den Webserver selbst und überhaupt sehr wenig Zugriff. Jetzt haben wir den Zugang unter unserer Kontrolle. Zusätzlich ist das System von Zimbra mit seiner nativen 2FA, die mit einer zusätzlichen WAF (SaaS) geliefert wird, sehr sicher", sagt Marlene Weiss, Head of IT & Technology bei IHR LABOR.

Zimbra Bereitstellung

Zimbra, ein Produkt von Synacor, ist eine E-Mail- und Kollaborationsplattform, die Kontaktlisten, Terminkalender, Aufgaben, Instant-Messaging und File-Sharing sowie Add-ons wie Videokonferenzen, Dokumenterstellung und Dateispeicherung umfasst.

Zimbra kann in der Cloud, lokal (in einer Private Cloud) oder als Hybriddienst implementiert werden.

Website: https://www.zimbra.com/

IHR LABOR hat Zimbra On-Premise durch eine konventionelle Installation unter Verwendung eines Linux-Servers über seinen IT-Service-Provider Siedl Networks und dessen Managed Service Angebot implementiert.

Das Unternehmen verfügt derzeit über ca. 200 aktive Postfächer, bei denen das Potenzial von Zimlets (Add-ons) noch nicht voll ausgeschöpft ist. Die Nutzer sind jedoch offen für weitere Funktionserweiterungen.

Marlene Weiss fügt hinzu: "Es war nicht einfach, die E-Mail-Konten aller Benutzer zu verwalten. Es gab eine Menge IMAP-Postfächer und Passwörter, die eingerichtet werden mussten. Dies wurde durch die Zimbra-Administration mit SSO und dem Siedl Connector leicht gelöst."

Siedl Networks bietet einen Second Level Support und ist für die Verwaltung des Backends und der Updates verantwortlich.

IHR LABOR ist ein Verbund renommierter Ordinationen für Labordiagnostik und Mikrobiologie in der Ostregion Österreichs, der sich neben höchster Analyse- und Servicequalität vor allem der intensiven persönlichen Beratung und Betreuung aller PatientInnen und zuweisenden ÄrztInnen verschrieben hat.

Website: https://ihrlabor.at/

Funktionen und Vorteile von Zimbra

Einfache Administration

Obwohl IHR LABOR derzeit nicht das volle Potenzial von Zimlets nutzt, ist man schon jetzt von der einfachen Verwaltung und der Single-Sign-On-Funktion mit dem Siedl Connector begeistert. Die Benutzer schätzen auch die einfache AD-Integration und die schnelle Bereitstellung in individuellen Postfächern und Gruppenpostfächern. Diese Funktionen haben zu einer höheren Produktivität und Mobilität der Benutzer geführt.

Marlene Weiss fügt hinzu, dass sie nicht nur von den niedrigen Betriebskosten im Vergleich zu M365, sondern auch von der einfachen Verwaltungs-GUI und CLI begeistert waren. Es besteht "kein Vergleich zu Exchange".

Verbesserte Sicherheit und Datenschutz

Als Unternehmen im Gesundheitswesen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit kann die Organisation nun mit der Zimbra Collaboration Suite zwei wichtige Anforderungen erfüllen:

Native Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zum Schutz der Daten
On Premise-Bereitstellung zur Einhaltung der Datensouveränität

Insgesamt würde IHR LABOR Zimbra anderen Unternehmen empfehlen und ist davon überzeugt, dass sich die Lösung langfristig auszahlen wird.

"In der Vergangenheit hatten wir keinen Zugriff auf den Webserver selbst und eigentlich auch nur sehr wenig Zugriff im Allgemeinen. Jetzt ist der Zugang unter unserer Kontrolle. Darüber hinaus ist das Zimbra-System mit seiner nativen 2FA, die mit der zusätzlichen WAF (SaaS) geliefert wird, hochgradig abgesichert.“

Marlene Weiss, Head of IT & Technology